Ako sa vo svojej práci nezničiť III. Pomáhanie kolegom

Na začiatku všetkého stojí jeden dobrý úmysel. Áno, na mysli mám ten váš. Chcete všetkým pomôcť a radi by ste zjednodušili prácu i sebe. Urobíte pre to všetko a nič za to od iných nechcete. A skončíte ako vyčerpaný človek, ktorý má za sebou kopu driny bez uznania od jedinej osoby. Nechceli ste nič, takže by ste sa nemali trápiť, ale vás to (s prepáčením) poriadne serie. Preberte sa a zmeňte prístup!

Moja rada ohľadom priorít pre dnešok:

Táto myšlienka znie hrozne. To uznávam. Veď ja vám priamo radím, aby ste sa stali sebeckými a nepomáhali ľuďom. Ale nie je to úplne tak a ja vám to teraz dokážem.

Ja som si počas svojej práce vytvorila mnohé poznámky i hotové smernice. Každý problém sa dal niekam začleniť a podľa nich riešiť bez ďalších komplikácií. To je pekná vec a oplatí sa robiť to, pretože si tým podstatne zjednodušíte svoju prácu. Ak ste vedúcou, vytvárajte smernice nielen pre seba, ale aj pre svoj tím. Je to správne. Na vašom oddelení zaveďte jasné pravidlá, ciele a priority. Nerobte však chybu, akej som sa dopúšťala ja.

Nesnažte riešiť problémy iných a ani svoje riešenia ponúkať ďalej. Ak aj poznáte odpovede na problémy iných, môžete im naznačiť, že by sa možno aj dalo niečo robiť a odmlčte sa. Aj svoje zlepšováky si nechajte pre seba a nech vám robia samú radosť. Veď ak budú dobré, určite si ich niekto všimne a požiada o ne sám. Nechajte ľudí, nech o váš čas poprosia, no nebuďte zasa samá ochota.

K svojej bývalej pozícii som sa dostala postupom z iných oddelení a počas tých rokov som riešila kadečo s kadekým. Svoj pracovný čas som trávila v mnohými ľuďmi a preto som to brala tak, že som stále ako keby jednou z nich a mala by som im pomáhať. Neskôr som si dokonca všimla, že ak nepomôžem, tak sa problém horší a napokon na to aj tak doplatím len ja. Ja som bola tou poslednou zastávkou zákazníka, pri ktorej sa zastavil, keď bol nespokojný a žiadalo sa mu odísť. Robila som presne opak toho, čo vám teraz radím.

Bola to chyba. Nemala som si to až tak pripúšťať, ale problémy aj naďalej riešiť podľa smerníc a svojej najlepšej vôle, bez ohľadu na predchádzajúce chyby iných a výsledok. Však ja som chybu neurobila, aby som za ňu mala niesť zodpovednosť. Ste možno vedúcim vlkom nejakej svorky, no v iných svorkách vás tak neberú. Tam nie ste vedúcou, nemáte teda povinnosti, ale ani práva. Nemôžete po vlkoch z inej svorky chcieť, aby vami zavýjali. Aby navrhované riešenia skutočne akceptovali, alebo aby sa nad nimi aspoň zamysleli. Niekto chodí do práce urobiť len veci zo svojho zoznamu a občas hodiť reč s kolegami. Keď pracuje, hľadí len pred seba a vedľa seba ani za seba sa nepozerá. Taký človek vaše znalosti neocení a nebude uvažovať, ako by mohol svoju prácu urobiť lepšie. Pracuje len odtiaľ potiaľ, svojim neefektívnym a možno aj zlým spôsobom. Možno si vaše slová vezme k srdcu a budú mu veľmi pomáhať, ale nikdy vám za to ani len nepoďakuje a keď budete chcieť niečo vy (podržať, podporiť, uchlácholiť), ničoho sa nedočkáte. V očiach iných sa môžete cítiť dokonca aj ponížená. Skrátka aktívny blbec...

Riešenie: Pomáhajte ľuďom, ale len v rámci času a možností. A len keď vás o to požiadajú a budú si to vážiť.

Dobrá vôľa je najviac oceňovaná komodita na pracovnom trhu, ale u nás na Slovensku nie, lebo tu každý čaká, že bude zadarmo. Ja by som vám radila, aby ste hneď povedali "Dobre, obetujem ti svoj čas, ale ty mi nabudúce pomôžeš s týmto, lebo viem, že sa v tom vyznáš...". Alebo "Momentálne mám na práci niečo iné, ale ak mi s tým pomôžeš, môžem sa ti potom venovať." Na tom predsa nie je nič zlého, keď za láskavosť dostanete láskavosť a nežiadate peniaze ani nič, čo by toho človeka stálo priveľa úsilia. I keby ten človek len mal skočiť do obchodu a priniesť vám pečivo. Keby to bolo grátis a s veľkou ochotou, potom by si to tí druhí nemuseli vôbec vážiť a čo je najhoršie, oni si z toho vezmú minimum a až nabudúce bude treba myslieť, zavolajú automaticky rovno vám. Ak ste majiteľkou firmy, potom máte dve možnosti. Buď budete pomáhať, alebo tých ľudí vyhodíte a vezmete takých, čo budú chcieť na sebe pracovať. Ak nie ste majiteľkou, potom pokojne naznačte, že viete pomôcť, veď vy nie ste mrcha, ale nenechajte sa zneužívať. Buď tí ľudia vaše návrhy prijmú a budú si ich vážiť, alebo nech si robia po svojom a trápia sa ako hlupáci.

Nezapĺňajte si svoj harddisk v hlave vecami, ktoré sa vás netýkajú a nezaťažujte sa nimi. Aby ste vedeli spoľahlivo rozoznať, kedy je ten správny čas do niečoho zasahovať a vyrukovať s radami, skúste sa hneď na začiatku informovať o tom, čo je urgentné a čo nie. Tak všeobecne, lebo to bude platiť nielen pre vás, ale aj pre ostatných. Radšej sa na všetko pre istotu spýtajte aspoň dvoch osôb a všetko si zapíšte. Môžete si to nechať odsúhlasiť aj nadriadeným. Veď čo je písané, to je dané. Ak musí dostať klient odpoveď do troch dní a je to vo vašich silách, tak nech ju dovtedy naozaj dostane. Je absolútnou nutnosťou poznať lehoty. Budete si podľa toho organizovať svoju prácu a nič vám neunikne.

Pokiaľ však výsledok nezáleží od vás a musíte žiadosť zákazníka adresovať ďalšej osobe z tímu, snažte sa nejako si ju zaevidovať, nech ju nedržíte v hlave. Zapíšte si, kto volal a ohľadom čoho volal. Až potom sa vypytujte dotyčných, čo sa v tejto veci urobilo alebo robí. Zákazník si spravidla nedá námahu, aby písal tej osobe, ktorá zodpovedá za danú vec, ale sa bude pýtať opäť svojho prvého kontaktu, čiže vás. A vy už nebudete vedieť, o čo šlo a koho vlastne máte kontaktovať a naháňať, aby poskytol nejaké výsledky (ak tak zatiaľ neurobil), čo nebude vyzerať profesionálne.

Kolegovia väčšinou nemajú radi šplhúňov a hranica medzi bežným urgovaním či pripomínaním zanedbanej povinnosti a otravovaním je tenká. Mnohí ľudia nepoznajú rozdiely, čo vám môžu dať najavo nepekným spôsobom. Ja som volila cestu dvakrát a dosť. Takto nemôžete nikoho uraziť. Raz som urgenciu preposlala elektronicky a raz som sa informovala ústne. Potom som si k menu urobila krížik a tým pre mňa celá záležitosť bez výčitiek svedomia hasla a povinnosť som mala splnenú. Prípadné sťažnosti a nové urgencie som riešila odkázaním zákazníka na dané oddelenie. Je to správny postup. Vy ste už urobili všetko, čo bolo vo vašich silách a nemôžete robiť prácu za iných. Rozumný človek to pochopí a vy budete mať čisté svedomie.

Robila som však jednu podstatnú chybu v riešení záležitostí posúvaných smerom ku mne. Ja som poznala lehoty i priority, no iné oddelenia nie a tak ma takmer neustále niekto bombardoval a naháňal aj pre nepodstatné veci, ktoré by zniesli odklad. A tak moja posledná dnešná rada i riešenie znie:

Riešenie: Nebuďte terčom na hádzanie šípiek, sekier i nožíkov systémom bez ladu a skladu. Dajte iným jasne najavo, že aj vaše záležitosti sa vybavujú v nejakom poradí, podľa dôležitosti i lehoty a vy najlepšie viete, čo je vaša práca. Ak to chcú písomne, tak im to spíšte, aké je poradie. Najskôr šípka, potom nôž....

Ak ste si však vedomá toho, že ste neurobili žiadnu chybu a oni vás napriek všetkému otravujú, nenechajte do seba hádzať nič. Všetky ďalšie urgencie ignorujte. Ja si na takéto emaily nabudúce založím špeciálny priečinok s názvom IRELEVANTNÉ. Vec uzavriem vtedy, keď príde na ňu rad a keď ju budem mať vyriešenú. Nerobím polovičatú prácu, nad svojou prácou mám kontrolu a nenechám sa nikým naháňať. Ani vy sa nenechajte, inak sa od tej práce raz zložíte.

Nabudúce si povieme niečo o tom, čo naši kolegovia na nás nemajú radi - keď si od nich nenecháme ruinovať náš súkromný život a nerobíme nad svoje sily. To vás bude zaujímať.

Tiež sa vám môže páčiť